Qué datos de sus clientes puede guardar y cómo cuidarlos

Por qué conviene ocuparse

Un negocio guarda datos de sus clientes casi sin darse cuenta: nombres, teléfonos, direcciones de entrega, qué compraron, a veces fotos o recetas. Son datos de personas que confían en usted. Cuidarlos es parte de ganarse esa confianza, y además hay normas que regulan el tema.

Esta guía da ideas básicas y generales, en lenguaje simple. No reemplaza el consejo de un profesional.

Qué dice la ley, en pocas palabras

En Argentina existe una ley de protección de los datos personales y un organismo de control, la Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP). Allí está la información oficial, incluidos los derechos de las personas sobre sus datos y los trámites que puedan corresponder a quien tiene bases de datos. Cada negocio debe consultarla para saber qué le toca; no podemos decirle desde aquí qué obligaciones tiene el suyo.

Puede leer la información oficial en la página de la AAIP (el enlace está al final de esta guía). Ante dudas, lo más seguro es consultar a un contador o abogado.

Guarde solo lo que necesita

Una buena regla es pensar para qué sirve cada dato. Si no lo va a usar, no lo pida. Para entregar un pedido necesita un nombre, una dirección y un teléfono; no necesita, por ejemplo, el documento de identidad de todos sus clientes.

• Haga una lista de qué datos pide y para qué.
• Deje de pedir los que no usa.
• Evite datos delicados (salud, tarjetas, claves) por chat; si un servicio los necesita, resuélvalo de otra forma.
• Borre los datos que ya no necesita.

Pida permiso para las promociones

Una cosa es escribirle a un cliente para entregar su pedido y otra mandarle publicidad. Antes de enviar promociones, pregunte si quiere recibirlas y guarde esa respuesta. Quien no contestó o dijo que no, no debería recibirlas.

Facilite la baja

Cualquier persona tiene que poder decir «no quiero más mensajes» de forma fácil, y usted tiene que respetarlo. Anote a quienes se dieron de baja y no les escriba más con promociones. Es una cuestión de respeto, y además evita que lo marquen como molesto.

Hábitos simples para cuidar la información

• Use contraseñas largas y distintas para cada cuenta, y no las comparta por chat.
• Active la verificación en dos pasos en el correo, en WhatsApp y en las redes del negocio.
• Si alguien deja de trabajar con usted, cambie las contraseñas que conocía.
• No deje planillas de clientes abiertas en computadoras compartidas ni las mande por canales inseguros.
• Haga copias de seguridad de lo importante y guárdelas en un lugar seguro.
• Tenga cuidado con mensajes que piden claves o códigos: nadie serio se los pide por chat.
• Si se le pierde el celular, cierre las sesiones desde otro dispositivo y cambie las claves.

Si usa herramientas de terceros

Muchos negocios usan aplicaciones, planillas en la nube o asistentes de chat. Antes de cargar los datos de sus clientes, pregunte quién los ve, dónde se guardan y qué pasa si usted quiere borrarlos. Un proveedor serio debería poder contestarle con claridad, y lo que todavía no esté definido tiene que decirse como tal.

Si un cliente le pide que borre sus datos

Puede pasar que alguien le pida que borre su información o que deje de escribirle. Tenga a mano cómo hacerlo: en qué cuaderno, planilla o aplicación están sus datos y quién los puede borrar. Contéstele con respeto y dentro de un plazo razonable. Los detalles de qué corresponde en cada caso están en la información oficial de la AAIP.

Qué hacer ahora

Con la checklist de esta guía haga un repaso de media hora: qué datos guarda, para qué, quién los ve y cómo los protege. Después lea la información oficial de la AAIP y, si su negocio maneja muchos datos o datos delicados, consulte a un profesional.

Fuente oficial

• Argentina.gob.ar: Agencia de Acceso a la Información Pública, datos personales